Polska Szkoła Grimsby

St. Joseph’s Catholic Primary Voluntary Academy

English Polski język

Tłumaczenie Complaints procedure

 

Polskie Centrum Kultury w Grimsby- Polska Szkoła w Grimsby

 

Procedura Skarg

 

Ogólne zasady skarg

 

Postępowania w sprawie skargi:

  • Pracownicy muszą jasno rozpoznawać różnice pomiędzy obawami a skargami. Traktując poważnie obawy w początkowym okresie, pozwoli to na zmniejszenie liczby obaw, które rozwiną się w oficjalne skargi.
  • Pomimo faktu, że ten regulamin opisuje sposoby radzenia sobie z oficjalnymi skargami, fundamentalne zasady nakazują, że skargi powinny być również rozwiązane, jeśli jest to możliwe, bez potrzeby oficjalnych procedur. Wymóg posiadania procedury skarg nie powinien w żaden sposób osłabiać starań, aby rozwiązać sprawę nieformalnie.

 

 

Dochodzenie w przypadku skarg

 

Podczas każdego etapu, osoba odpowiedzialna za dochodzenie musi upewnić się, że:

  • Zostanie ustalone, co się wydarzyło i kto był zaangażowany.
  • Wyjaśnić charakter skargi i co jest jeszcze nierozwiązane.
  • Spotkać się z osobą, która składa skargę lub skontaktować się z nią (jeśli dalsze informacje są potrzebne).
  • Wyjaśnić, jeżeli osoba składająca skargę uważa, ze problem został rozwiązany w nieprawidłowy sposób.
  • Przeprowadzić rozmowy z zaangażowanymi w sprawę i/lub tymi, na których skarga została złożona, dając im możliwość przybycia z osobą towarzyszącą, jeśli mają takie życzenie.
  • Przeprowadzić rozmowę w otwarty sposób.
  • Zachować notatki z rozmów.

 

Ograniczenia czasowe

 

Skargi muszą być rozważone i rozwiązane tak szybko i skutecznie jak to jest możliwe. Skuteczna procedura skarg może mieć ograniczenia czasowe dla każdej czynności poszczególnego etapu. Jakkolwiek, jeśli dalsze dochodzenie jest wymagane, może się okazać, ze zostanie wyznaczony nowy termin rozpatrzenia skargi i podany powód opóźnienia.

 

Rodzaje skarg

 

Jak najszybsze rozwiązanie skarg jest korzystne dla wszystkich zaangażowanych. Na każdym etapie powinno zostać jasno wyjaśnione, kto będzie zaangażowany w procedurę rozpatrzenia, jaka będzie procedura postępowania, i jak długo potrwa wyjaśnienie.

Trzy rodzaje skarg będą rozpatrzone przez Polskie Centrum Kultury w Grimsby- Polską Szkolę Sobotnią w Grimsby.

  • Skarga usłyszana przez pracownika szkoły.

Pierwszy kontakt między składającym skargę i szkołą może być kluczowy w ustaleniu, w jaki sposób skarga zostanie rozpatrzona. Pracownicy, którzy są obeznani z procedurą skarg, będą wiedzieć, co należy zrobić w przypadku otrzymania skargi. Umiejętność rozpatrzenia skargi w bezstronny i obiektywny sposób jest niezbędna.

  • Skarga skierowana do Dyrektora szkoły lub do Rady Rodziców Polskiej Szkoły Sobotniej w Grimsby.
  • Jeśli osoba składająca skargę dalej nie jest usatysfakcjonowana, istnieje możliwość skierowania skargi do Polskiej Macierzy w Londynie.

Niestety ta organizacja nie może podjąć żadnych procedur dyscyplinarnych w związku ze skargą. Może jedynie zostać poinformowana o sprawie i o istnieniu problemu, który wymaga rozwiązania. Może, ale nie musi doradzić osobie składającej skargę.

 

Zarządzanie i rejestr skarg

 

Rejestr skarg

Zalecane jest, aby szkoła rejestrowała postępy i końcowy rezultat każdej skargi. Skarga może zostać złożona osobiście, przez telefon lub na piśmie. Przykład pisemnej skargi jest przedstawiony w Aneksie A. Pod koniec spotkania przydatne jest aby pracownik przyjmujący skargę upewnił się, że osoba składająca skargę i szkoła miały równy poziom zrozumienia przedyskutowanych kwestii i uzgodnień. Krótkie notatki ze spotkań i rozmów telefonicznych mogą zostać zachowane. Kopia każdej pisemnej odpowiedzi będzie dodana do dokumentacji.

Dyrektor lub członkowie komisji będą odpowiedzialni za zapis i przechowywanie danych.

 

Rozwiązywanie skarg

 

Podczas każdego etapu rozpatrywania skargi, szkoły powinna mieć na uwadze sposób w jaki można by rozwiązać skargę. Wystarczające może być przyznanie, że skarga jest częściowo lub w całości słuszna. Dodatkowo, słusznym byłoby zaoferowanie jednego lub więcej z następujących:

  • Przeprosiny;
  • Wyjaśnienie;
  • Przyznanie, że sytuacja, która doprowadziła do skargi mogła być potraktowana inaczej/lepiej;
  • Zapewnienie, że wydarzenia prowadzące do skargi nie powtórzą się;
  • Wyjaśnienie działań, które zostały podjęte w celu zapobiegnięcia podobnej sytuacji w przyszłości;
  • Przegląd regulaminów szkolnych w odniesieniu do skargi.

 

Przydatnym, byłoby żeby składający skargi zostali zachęceni do przedstawienia swojej opinii co do sposobów na rozwiązanie problemu na jakimkolwiek etapie. Przyznanie, że szkoła mogła lepiej poradzić sobie z określoną sytuacją nie jest równoznaczne z przyznaniem zaniedbania.

Efektywna procedura zidentyfikuje obszary, w których obie strony są zgodne. Równie ważne jest wyjaśnienie jakichkolwiek wcześniejszych nieporozumień; tym sposobem łatwiej jest stworzyć pozytywną atmosferę w której można przedyskutować problemy wymagające uwagi.

 

 

Publikacja Procedury

Istnieje prawny wymóg aby Procedura Skarg została opublikowana. Decyzja jak wypełnić ten wymóg należy do członków komisji i dyrektora szkoły ale szczegóły Procedury Skarg mogą, na przykład, być załączone do:

  • Prospektu szkoły;
  • Jakiegokolwiek raportu lub listu do rodziców od członków komisji;
  • Informacji przekazanych nowym rodzicom, których dzieci dołączą do szkoły;
  • Porozumienie między szkołą a domem;
  • Szkolny biuletyn lub gazetka.
  • Specyficzna ulotka o procesie skarg z załączonym formularzem do składania skarg.

 

 

 

 

Aneks A- Przykład formularza do składania skarg

 

Proszę uzupełnić i przekazać nauczycielowi/dyrektorowi/członkowi Komisji Zarządzającej. Ta osoba przyjmie formularz i wyjaśni jakie działania zostaną podjęte.

 

  • Imię i nazwisko:

 

 

  • Imię i nazwisko dziecka:

 

 

  • Stopień pokrewieństwa do dziecka:

 

 

  • Adres:

 

 

 

  • Numer telefonu:

 

 

  • Proszę podać szczegóły swojej skargi:

 

 

 

 

  • Czy podjęła Pani/ podjął Pan już wcześniejsze działania w celu rozwiązania problemu? (Jeśli tak, z kim Państwo rozmawialiście i jakie były rezultaty tej rozmowy?):

 

 

 

 

  • Czy uważacie Państwo, że na tym etapie można rozwiązać skutecznie Państwa problem? W jaki sposób?:

 

 

 

  • Czy do sprawy są dołączone jakieś dodatkowe dowody na piśmie?:

 

 

  • Podpis:

 

  • Data:

 

Na użytek szkoły (osoby lub komisji rozstrzygającej spór):

 

  • Sprawa przyjęta dnia:

 

  • Przez:

 

  • Sprawa skierowana dalej do: Dnia: